Как сделать трудовую книжку при оформлении на работу в 2019 году

Образец заполнения трудовой книжки при приеме на работу: 2019 год

  • Сегодня мы поговорим о том, как сделать запись в трудовой книжке о приеме на работу в 2019 году. Приведем в пример актуальные образцы.

    Кадровые работники должны придерживаться правил заполнения трудовых книжек.

    Форма документа для записи сведений о работе, правила его ведения и хранения утверждены нормативными актами. Они регламентируются следующими документами:

    • Порядок обеспечения работодателей бланками трудовых книжек и вкладышей к ним, утвержденный Приказом Минфина № 117н от 22.12.2003;
    • Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда № 69 от 10.10.2003;
    • Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные Постановлением Правительства № 225 от 16.04.2003.

    Оформляя нового работника, сотрудник кадровой службы или уполномоченное лицо организации, на которое возложены обязанности по учету кадров, должен уточнить у него наличие трудовой книжки. Если она еще никогда не оформлялась (когда это первое место работы), то должна быть заведена работником по кадрам в недельный срок от даты приема на работу.

    Документы, необходимые для записи

    Основным документом, который требуется для того, чтобы внести запись о трудоустройстве в книжку, является соответствующий приказ руководителя организации. Для начала с новым работником заключается трудовой договор. Он и ложится в основу издания локального акта – приказа по личному составу, с указанием данных работника, должности и отдела, куда принимается.

    Для того, чтобы правильно записать сведения в трудовую книжку, кадровику нужны следующие личные документы вновь принимаемого работника:

    • гражданский паспорт или иной документ, удостоверяющий личность – для оформления новой трудовой книжки потребуется заполнить титульный лист, где указываются Ф.И.О. работника и дата рождения;
    • документ об окончании учебного заведения – для принимаемых на работу специалистов после ВУЗов и СУЗов, запись из этого документа вносится строкой выше записи о приеме на работу;
    • приказ о приеме нового работника, оформленный на основании договора и с подписью руководителя организации – для внесения его номера и даты.

    В ситуации, когда на работу поступает сотрудник, имеющий трудовую книжку, но сменивший фамилию, потребуется предъявить документ-основание, например, свидетельство о заключении брака.

    Отслужившим в армии и поступившим впервые на работу гражданам при оформлении трудовой книжки потребуется предъявить военный билет. Первой записью в ней будет строка со сведениями о службе.

    Правила внесения записи в трудовую книжку

    Исполнение требований Инструкции, содержащей нормы по заполнению документа о трудовой деятельности, является обязательным для всех работодателей. Она содержит правила внесения записей, которые производятся:

    • ручкой шариковой или гелевой чернилами темного цвета, допускается использование перьевой ручки. Могут быть использованы только три цвета: синий, черный, фиолетовый;
    • на основании приказа-распоряжения о приеме на работу и полным соответствием с ним;
    • указывается наименование организации полностью или сокращенно так, как разрешено Уставом, из приказа переносятся данные о структурном подразделении, должности, отделе, дате приема и номер документа;
    • без сокращения слов;
    • наименование работодателя должно быть списано строкой выше основной записи с данными о дате приема, эта строка не имеет нумерации;
    • знаки препинания не должны присутствовать в записях о трудовой деятельности;
    • вносятся только те данные, которые предусмотрены Инструкцией.

    Особое внимание необходимо уделить в случае, когда должность попадает в списки для права на досрочное назначение пенсии. Она должна быть правильно поименована в штатном расписании, приказе о приеме на работу и, как следствие, в трудовой книжке. Если запись будет внесена неверно, гражданину придется доказывать, что он выработал стаж, попадающий под льготные категории.

    Например, в квалификационном справочнике должность «рентгенолаборант» дает право на досрочный выход на пенсию, но запись в книжке «рентгенолаборантка» ему не соответствует. Кадровый работник должен обратить на это внимание и внести формулировку правильно.

    Читать еще:  Нужна ли виза в бразилию для россиян в 2019 году и как ее оформить

    Существуют требования и к заполнению графы о дате приема на работу. Они вносятся:

    • цифрами арабскими;
    • дата и месяц в двухзначном формате;
    • год в четырехзначном формате.

    Порядок действий

    Следуя рекомендациям, изложенным в Инструкции № 69, при внесении записи о трудоустройстве необходимо соблюдать порядок действий:

    • в разделе, содержащем Сведения о работе, заполняется полное или сокращенное название организации, допустимо поставить соответствующий штамп. Ниже указывается филиал или подразделение, где работник будет осуществлять трудовую деятельность, если это присутствует в приказе о приеме на работу;
    • строкой ниже вносится номер записи по порядку (графа 1), при этом нумерация должна быть сплошной. Если книжка заведена впервые, запись будет иметь № 1;
    • далее в графе 2 в одной строке с номером указывается дата начала работы в строгом соответствии с изданным приказом;
    • графа 3 содержит информацию о наименовании должности, а также отдела, куда принят новый работник;
    • графа 4 является местом, куда вносятся сведения об основании, где вписывается слово «приказ», его дата и номер.

    Данные о трудоустройстве в трудовой книжке заверять печатью организации не требуется. Пропущенных между записями строк быть не должно.

    При обнаружении ошибки в записи, потребуется ее исправить. Но произвести это правильно:

    • запрещается зачеркивать или иным образом избавиться от записи;
    • следует в строке ниже проставить следующий порядковый номер с указанием на то, что выше сведения ошибочны;
    • под следующим номером будет внесена правильная запись.

    При устройстве на работу в книжку вносится запись в недельный срок от даты приказа о приеме. Титульный лист может содержать дату более позднюю. Если трудоустройство первичное данные вносятся в присутствии работника. Эта норма следует из пункта 8 Правил ведения книжек.

    Заключение

    При всей простоте оформления кадровому работнику нужно понимать, что книжка с записями о работе является документом особой важности. Заполнение ее подчиняется строгим правилам, отступление от которых делает запись недействительной.

    Приступающему к трудовой деятельности впервые гражданину трудовая книжка оформляется по первому месту работы. Для этого он обязан написать личное заявление с просьбой получить книжку, а также внести сумму, равную стоимости бланка.

    Если книжка была потеряна или испорчена, гражданин вправе обратиться с заявлением об открытии книжки по новому месту работы. Предыдущие записи в этом случае не подлежат восстановлению. Гражданин обязан самостоятельно запросить сведения о своей трудовой деятельности в виде справок, приказов или договоров от работодателей, где осуществлял работу, или архивов. Их необходимо хранить до момента обращения за пенсией и предъявить для подтверждения трудового стажа.

    Оформление и ведение трудовых книжек в 2019 году

    Несмотря на то, что Правительство огласило планы по переходу на электронные трудовые книжки, бухгалтеры и кадровики по-прежнему работают с традиционными трудовыми книжками — на бумажном носителе. Как в 2019 году заполнять трудовые книжки работников и хранить их, читайте далее.

    Ведение трудовых книжек: нормативно-правовая база

    Трудовая книжка — основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 ТК РФ). В нее вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе.

    Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

    При оформлении и ведении трудовых книжек следует руководствоваться:

    • Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках».
    • Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69.
    • Приказом Минфина РФ от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках», которым утвержден бланк трудовой книжки и вкладыша к ней.

    Обязанность по ведению трудовых книжек возложена на всех работодателей, кроме работодателей-физлиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями.

    Порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек

    Перечислим основные правила, которыми следует руководствоваться при ведении трудовых книжек:

    • Трудовую книжку заполняйте на каждого работника, проработавшего у вас свыше 5 дней, если работа в вашей компании является для него основной.
    • При поступлении на работу, которая будет являться для работника основной, он обязан предъявить и передать работодателю трудовую книжку для оформления.

    • По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего совмещение.
    • При заключении трудового договора впервые трудовую книжку оформите в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. В нее внесите следующие сведения о работнике:
      • фамилию, имя, отчество, дату рождения (число, месяц, год) — на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
      • образование, профессию, специальность — на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или спецподготовки).
    • В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине вы как работодатель обязаны по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.
    • После внесения в книжку записи о приеме на работу она хранится у работодателя.
    • Работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее 3 рабочих дней выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.
    Читать еще:  Как согласовать установку кондиционера на фасад многоквартирного дома

    • Записи в трудовую книжку должны производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи ТК РФ или иного федерального закона. Срок для внесения записей — не позднее 1 недели. Если увольняете работника — запись сделайте в день увольнения.

    Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.

    • С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении вы как работодатель обязаны ознакомить владельца трудовой книжки под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

    Что вносится в трудовую книжку кроме сведений о работе

    В трудовой книжке отражают не только сведения о приеме на работу и карьерном продвижении работника, но и:

    • о награждении госнаградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий;
    • о награждении почетными грамотами, присвоении званий, награждении нагрудными знаками, дипломами;

    • о других видах поощрения, предусмотренных локальными, региональными и федеральными нормативными актами, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине;
    • о времени военной службы, службы в органах внутренних дел, Государственной противопожарной службе МЧС, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, налоговой полиции, таможни, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ;
    • о времени обучения в целью повышения квалификации или переквалификации.

    Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки вносить не нужно.

    Выдача трудовой книжки после прекращения трудового договора

    Работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в последний день работы (в день прекращения трудового договора). Если в день прекращения трудового договора выдать ее невозможно в связи с отсутствием работника либо отказом от получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте.

    Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

    Работодатель не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки в случаях несовпадения последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений при увольнении работника по основанию, предусмотренному подп «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 или п. 4 ч. 1 ст. 83 ТК РФ, а также при увольнении женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности в соответствии с ч. 2 ст. 261 ТК РФ.

    По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее 3 рабочих дней со дня обращения работника.

    Чем работодателю грозит задержка выдачи трудовой книжки

    Работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться (ст. 234 ТК РФ).

    Такая обязанность наступает, если заработок работник не получил из-за задержки работодателем трудовой книжки. Либо если в трудовую книжку работодатель внес неверную формулировку причины увольнения работника.

    Дубликат трудовой книжки: как заполнить в 2019 году

    Основным документом, подтверждающим наличие у человека опыта работы, можно считать трудовую книжку. При утрате можно сделать дубликат трудовой книжки. Образец заполнения в 2019 году остался прежним. Рассмотрим, какие есть правила в отношении дубликата книжки.

    Читать еще:  Взыскание алиментов на супругов: основания и размер

    Как получить дубликат трудовой книжки при утере

    Любое трудоустройство сопровождает предъявление в отдел кадров ряда документов, среди которых есть и трудовая книжка. Она содержит обобщенные сведения о предыдущей деятельности соискателя. Исключением выступает лишь взятие на работу совместителей. Для них записи в трудовую вносят по желанию.

    При отсутствии трудовой вообще работодатель оформляет этот документ с нуля, если прежде человек нигде не работал. Либо заполняет дубликат трудовой книжки при утере ее сотрудником.

    Если перед началом очередной трудовой деятельности документ отсутствует, руководству необходимо потребовать с работника объяснение в письменном виде с указанием причин.

    Соискатель вправе восстановить утерянный документ. Для этого может потребоваться:

    1. Изначально необходимо заявление о выдаче дубликата трудовой книжки. С ним следует обратиться на прежнее место занятости.
    2. Предыдущий работодатель формирует всю доступную информацию об общем стаже, полученных поощрениях, периоде работы и вносит соответствующие записи не позднее 15-ти рабочих дней.
    3. Если трудовая деятельность имела ранее место у нескольких нанимателей, то образец заполнения дубликата трудовой книжки при утере должен соответствовать реальным фактам. Данные вносят на основании справок и иных документов. Иногда можно воспользоваться даже показаниями свидетелей о наличии стажа. А при факте ликвидации предприятия требуемую информацию обычно ищут в местных архивах.

    В каких случаях выдается дубликат трудовой книжки

    Каждый сотрудник предоставляет свою трудовую при устройстве на вакансию. Книжку хранит кадровый отдел организации на протяжении полного периода занятости у данного работодателя. При этом в исключительных случаях допустима выдача книжки сотруднику лично под расписку по усмотрению руководства. Как правило, оригинал книжки требуют сотрудники ПФР.

    Так кто выдает дубликат трудовой книжки при утере? Последний работодатель обязан оформить бланк заново, если соискатель после него не вел трудовую деятельность и потерял книжку. На новом же месте есть возможность получить только чистую трудовую книжку.

    Нередко документ утерян или приходит в негодность по вине самого сотрудника. В таких случаях обращаются на прежнее место трудоустройства за оформлением дубликата трудовой книжки.

    Иногда книжка пропадает по вине руководства или в результате стихийных бедствий, катастроф, по иным причинам. Тогда ответственным за корректный пример заполнения дубликата трудовой книжки при утере становится виновный работодатель. В его обязанности входит восстановление документа по заявлению работника.

    Как сделать дубликат трудовой книжки

    Вслед за обращением бывшего сотрудника за выдачей дубликата утерянного документа закон дает руководству 15 рабочих дней для восстановления книжки. При этом изначально потребуется получить письменное прошение сотрудника. Единой обязательной формы для такого обращения нет. Поэтому совсем не трудно составить заявление на выдачу дубликата трудовой книжки. Образец может быть выполнен в произвольной форме.

    Заносить информацию в восстановленный документ допустимо лишь на основании подтверждающих справок, лицевых счетов, выписок из приказов, зарплатных ведомостей и прочих аналогичных источников. А при предъявлении работником дополнительной информации о стаже может потребоваться уточнение этого. В целом образец заполнения дубликата трудовой книжки по справкам совпадает с общими принципами оформления этого документа.

    Бывает и так, что предприятия, где ранее трудился сотрудник, уже давно ликвидированы. Тогда возникает необходимость обращения в архивные службы за получением дополнительной информации. Работодателю следует оказать содействие своему сотруднику в этом.

    Кроме того, оформлению дубликата трудовой книжки по образцу может предшествовать создание особой комиссии из чиновников и работодателей. Делают это в случае непредвиденных бедствий и т. п. Комиссия собирает информацию о работнике: стаже, должности, периоде исполнения трудовых обязанностей. Она также привлекает сведения о стаже их других организаций.

    В состав комиссии, по итогам деятельности которой нужно сгенерировать образец оформления дубликата трудовой книжки по справкам, могут входить руководители подразделений, представители профсоюзов и прочие заинтересованные лица.

    Установление факта работы допустимо на основе показаний не менее 2-х свидетелей.

    По результатам проведенных исследований составляют акт, содержащий необходимые сведения о стаже. В итоге выдачу дубликата трудовой книжки сопровождает использование полученной информации.

    При невозможности получения сведений об опыте работы иным путем допустимо установление стажа и в судебном порядке.

    Порядок оформления дубликата трудовой книжки

    Используя полученные данные, работодатель вносит соответствующие записи. Среди них могут быть и сведения об имеющихся трудовых наградах. Если документы не содержат все требуемые показатели, то заносят лишь имеющиеся сведения. Пример заполнения дубликата трудовой книжки при утере следующий:

  • Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector